Informativa Privacy Academy

 

Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE n. 679/2016 (“Regolamento”)
e del D.lgs. n. 196/2003 e successive modifiche

 

La società Virgin Active Italia S.p.A. con sede legale in Corsico (20094 - MI), via Privata Archimede n.2, Codice Fiscale e Partita IVA 03641880962 (infra: “VAI” o “Titolare”), in qualità di Titolare del trattamento dà atto di quelle che sono le politiche di trattamento dei dati personali da lei forniti (in particolare, per avere informazioni riguardanti le attività ed i servizi relativi all’Academy di VAI ovvero per entrare a far parte del mondo “Virgin Active”). La struttura del Titolare è dotata di un responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer o "DPO"), che è a disposizione per qualunque informazione inerente il trattamento dei suoi dati personali all’indirizzo e-mail: dpo@virginactive.it.

 

   1. DATI PERSONALI OGGETTO DI TRATTAMENTO

a) Dati da lei forniti

Il Titolare tratterà i dati personali da lei forniti nell’interazione con l’Academy di VAI con modalità manuali oppure elettroniche. Oggetto del trattamento saranno dati comuni (quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, dati anagrafici come nome, cognome, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza, codice fiscale, partita IVA, indirizzo e-mail e numero di cellulare, la sua immagine) ed, in generale, i dati personali da lei inseriti nei form di richiesta di informazioni all’Academy di VAI.

Altri trattamenti della sua immagine potrebbero avvenire perché all’interno del Club è installato un sistema di videocamere che serve a proteggere le cose e le persone, ed anche lei potrebbe essere ripreso da tali videocamere: le immagini raccolte sono conservate per sole 24 ore, ogni giorno infatti le immagini rilevate dalla telecamere sovrascrivono quelle del giorno prima. Un’informativa specifica per questo trattamento è esposta pressi i Club e specifi cartelli indicano la presenza delle videocamere (es. “Area videosorvegliata”). Per maggiori chiarimenti in proposito è possibile scrivere ai recapiti indicati nella sezione 7 “Diritti dell’interessato”  della presente informativa.

b) Dati di terzi forniti volontariamente da lei

Nell'utilizzo di particolari servizi potrebbe verificarsi un trattamento di dati personali di terzi soggetti, da lei comunicati a Virgin Active (ad esempio, nome, cognome, ecc.). Ciò potrebbe avvenire, ad esempio, qualora lei fornisca a Virgin Active dati personali del Trainer Virgin Active che le ha consigliato il corso di Academy. Rispetto a queste ipotesi, la informiamo che agisce come autonomo titolare del trattamento, assumendosi tutti i relativi obblighi e responsabilità di legge. In tal senso, lei conferisce sul punto la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno da trattamento del dato personale, ecc. che dovesse pervenire al Titolare del trattamento da terzi soggetti, i cui dati personali siano stati trattati attraverso il suo utilizzo dei servizi in violazione delle norme sulla tutela dei dati personali applicabili. In ogni caso, qualora lei fornisca o in altro modo tratti dati personali di terzi, garantisce fin da ora - assumendosene ogni connessa responsabilità - che tali terzi siano stati da preventivamente informati del fatto che i loro dati personali sarebbero stati comunicati a Virgin Active che li avrebbe trattati come descritto in questa informativa redatta anche ai sensi dell’art. 14 del Regolamento. La comunicazione dei dati del Trainer deve fondarsi sulla previa acquisizione - da parte sua - del suo consenso al trattamento da parte di Virgin Active di tali dati.

Inoltre, qualora lei pubblichi sui social network o su eventuali piattaforme utilizzate immagini/video scattate all’interno dei nostri Club (in tutte le aree di accesso pubblico) e raffiguranti altri Soci, nostri collaboratori o visitatori,  la informiamo che Virgin Active in questi casi non effettua alcun trattamento sui dati personali in questione e che lei agisce come autonomo titolare del trattamento, assumendosi tutti i relativi obblighi e responsabilità di legge. In tal senso, lei conferisce sul punto la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno da trattamento, ecc. che dovesse pervenire a Virgin Active, che non è in questo caso titolare del trattamento. In ogni caso, la invitiamo ad avere sempre un comportamento rispettoso nei confronti dei nostri Soci, collaboratori e visitatori, assicurandosi sempre che non siano contrari ad essere ripresi da lei ed informandoli sempre su come utilizzerà le immagini che li ritraggono. Soprattutto, le raccomandiamo di richiedere sempre il loro consenso prima di pubblicare immagini che li ritraggono sui social network.

c) Dati trattati nell'interazione con i social network

Laddove possibile, oltre che compilando gli appositi form di richiesta di servizi, potrà registrarsi, se ha un account Google, anche cliccando semplicemente sul bottone “Registrati con Google”. In questi casi Google invierà automaticamente a Virgin Active alcuni suoi dati personali, specificati nell’apposito disclaimer che viene visualizzato al momento della compilazione del form per iscriversi ai corsi Academy. In particolare, Google condividerà con Virgin Active il suo nome utente e, qualora presente, la sua fotografia del Google account.

 

    2. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEL TRATTAMENTO

I suoi dati personali saranno trattati, previo rilascio del suo esplicito consenso, ove necessario, per:

a) erogare i servizi di volta in volta richiesti a VAI e, a titolo esemplificativo, (i) soddisfare le sue richieste di essere contattato per attività di formazione da parte dell’Academy di VAI, nonché (ii) rispondere alle richieste di informazioni da lei inoltrateci tramite i form di contatto (online e offline) di volta in volta messi a disposizione da VAI in relazione al mondo Academy, (iii) pubblicare la sua immagine sui social network, in quanto ciò fa parte integrante del servizio Academy che in tal modo dà visibilità ai propri corsi e ai loro partecipanti, (iv) se necessario, usufruire dei servizi di prenotazione di visite mediche messi a disposizione presso i nostri Club ed effettuare un controllo medico con i centri medici convenzionati di Virgin Active, al fine di ottenere il rilascio di un certificato di idoneità all’attività fitness&wellness, necessario per allenarsi presso i nostri Club. Virgin Active in questi casi tratta i suoi dati solo ai fini di effettuare le prenotazioni, mentre i medici agiscono come titolari autonomi del trattamento, trattando i suoi dati personali in base a quanto indicato nelle loro informative (“Erogazione del Servizio”); 
b) inviarle via e-mail offerte su prodotti o servizi analoghi a quelli da lei acquistati, salvo il suo rifiuto espresso a ricevere tali comunicazioni, che potrà esprimere in qualunque momento (“Soft Opt-in”);
c) inviarle materiale informativo e promozionale inerente ai servizi e prodotti di VAI, quali, a titolo esemplificativo, corsi di formazione organizzati dall’Academy di VAI; le comunicazioni commerciali potranno essere effettuate via email, posta cartacea, telefono, sms e tramite utilizzo delle pagine ufficiali di VAI sui social media (“Marketing”);
d) adempiere a specifici obblighi derivanti dalla legge, da regolamenti o dalla normativa comunitaria, o soddisfare richieste provenienti dalle autorità (“Compliance”).

 

   3. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei suoi dati personali avverrà mediante strumenti manuali, informatici e telematici comunque idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

Erogazione del servizio: iI trattamento dei suoi dati personali per tale finalità (Sez. 2.a), trova la sua base giuridica nell' art. 6.1.b del Regolamento ([…]il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso). Il conferimento dei dati personali per questa finalità è facoltativo, ma in mancanza non sarà possibile erogarle il servizio richiesto.

Dati relativi allo stato di salute: il trattamento dei suoi dati personali relativi al suo stato di salute si fonda sul suo consenso, conformemente a quanto previsto dall’art. 9, par. 2, lett. a), del Regolamento ([…]l’interessato ha prestato il proprio consenso esplicito al trattamento di tali dati personali per una o più finalità specifiche). Il conferimento del suo consenso è facoltativo, ma in mancanza non potremo fornirle il servizio richiesto e ciò a tutela della sicurezza dei suoi allenamenti, essendo il certificato medico un requisito indispensabile per potersi allenare nei nostri Club e seguire i corsi Academy.

Soft Opt-in: questo trattamento (Sez. 2.b) è legittimo ai sensi dell’art. 130, comma 4, del Codice Privacy, e non necessita del suo consenso, sempre che si tratti di comunicazioni su prodotti o servizi analoghi a quelli che sono stati oggetto di un suo acquisto e che lei, adeguatamente informato, non rifiuti tale uso del suo indirizzo di posta elettronica, inizialmente o in occasione di successive comunicazioni ricevute. Ciò significa che lei può opporsi al trattamento dei suoi dati personali per tale finalità sia in fase di richiesta dei prodotti e servizi disponibili (negando espressamente il consenso al trattamento per finalità di Marketing), che in occasione di successive comunicazioni commerciali correlate al suo acquisto ricevute da parte del Titolare, scrivendo ai recapiti indicati nella sezione 7 della presente informativa.

Marketing: il trattamento per tale finalità (Sez. 2.c.) si fonda, invece, sul suo consenso, conformente a quanto previsto dall'art. 6.1.a del Regolamento ([…] l'interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità). Il consenso al trattamento per tale finalità è facoltativo e non pregiudica la sua fruizione del servizio e non inficia la liceità dei trattamenti eseguiti prima della sua opposizione; in mancanza del suo consenso VAI non potrà inviarle materiale promozionale generico sui propri servizi e prodotti. Può revocare il suo consenso precedentemente conferito scrivendo al seguente indirizzo e-mail: academy@virginactive.it o scrivendo all’indirizzo fisico del Titolare come indicato nella Sezione 7 della presente informativa.

Compliance: il trattamento per tale finalità (Sez. 2.d.) trova la sua base giuridica nell'art. 6.1.c del Regolamento ([…]il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento). Quando lei fornisce i suoi dati personali al Titolare essi dovranno essere trattati secondo la normativa applicabile, il che potrebbe comportare la loro conservazione e comunicazione alle Autorità per obblighi contabili, fiscali o di altra natura.

   4. DESTINATARI DEI DATI

I suoi dati personali potranno essere condivisi, per le finalità di cui alla Sezione 2 della presente informativa, con i soggetti indicati di seguito (i “Destinatari”):

a) persone autorizzate da VAI al trattamento di dati personali necessario a svolgere attività strettamente correlate all'erogazione dei servizi, che si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza;

b) soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento, ossia: i) persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza a VAI in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria e finanziaria; ii) soggetti delegati a svolgere attività di manutenzione tecnica; iii) istituti di credito, compagnie e broker assicurativi; iv) responsabili del trattamento come Credly Inc., fornitore di Virgin Active per la creazione degli Open Badge che certificano la sua partecipazione al corso di Academy;

c) società controllanti, controllate e collegate a VAI, limitatamente al perseguimento di finalità amministrativo-contabili connesse allo svolgimento delle attività di natura organizzativa, amministrativa, finanziaria e contabile;

d) soggetti, enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare i Suoi dati personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità;

e) studi medici convenzionati con Virgin Active, in caso di richiesta di prenotazione di visite mediche presso i medesimi al fine del rilascio del certificato medico di idoneità all’esercizio dell’attività ludico-motoria.

 

   5. TRASFERIMENTI DEI DATI PESONALI

Alcuni dei suoi dati personali sono condivisi con Destinatari che si potrebbero trovare al di fuori dello Spazio Economico Europeo, ad es. Google, Inc. che fornisce i form di iscrizione ed è stato ritenuto adeguato in forza di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea. VAI assicura che il trattamento dei suoi dati personali da parte di questi Destinatari avviene nel rispetto del Regolamento. Invero, i trasferimenti si possono basare su una decisione di adeguatezza o sulle Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea. Maggiori informazioni sono disponibili inviando una richiesta scritta al Titolare indirizzata a: Virgin Active Italia S.p.A, via Archimede n.2, Corsico (MI) oppure al seguente indirizzo e-mail: dpo@virginactive.it.

 

   6. CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

I dati personali trattati per la finalità di Erogazione del Servizio saranno conservati dal Titolare per il tempo strettamente necessario alla suddetta finalità. In ogni caso, poiché tali dati personali sono trattati per fornirle servizi e soddisfare le sue richieste nell’ambito dell’Academy di VAI, il Titolare può conservarli per un periodo maggiore, in particolare per quanto possa essere necessario al fine di proteggere gli interessi del Titolare da possibili reclami relativi ai servizi. In particolare, conserveremo i certificati medici per il periodo di 5 anni a partire dalla loro data di scadenza. Una volta raggiunta, provvederemo alla loro cancellazione.

I dati personali trattati per le finalità di “Soft Spam” saranno conservati fino a che lei non si sia opposto al trattamento, richiedendo di non essere più oggetto di comunicazioni commerciali.

I dati personali trattati per le finalità di Marketing saranno conservati dal titolare fino al momento in cui revoca il suo consenso. Una volta revocato il consenso, il Titolare non utilizzerà più i suoi dati personali per tale finalità, ma potrà comunque conservare quelli strettamente necessari a proteggere i propri interessi da possibili reclami basati su tali trattamenti.

I dati personali trattati per la finalità di Compliance saranno conservati dal Titolare per il periodo previsto da specifici obblighi legali o dalla normativa applicabile.

Maggiori informazioni in merito al periodo di conservazione dei dati possono essere richieste scrivendo a VAI al seguente indirizzo: Virgin Active Italia S.p.A, via Archimede n.2, Corsico (MI) oppure al seguente indirizzo e-mail: dpo@virginactive.it.

 

   7. DIRITTI DELL'INTERESSATO

Ai sensi degli artt. 15 e ss. del Regolamento, lei ha il diritto di chiedere a VAI, in qualunque momento, l'accesso ai suoi dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, o di opporsi al loro trattamento ai sensi dell’art. 21 del Regolamento. Lei ha, altresì, diritto di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall'art. 18 del Regolamento, nonché di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che la riguardano, nei casi previsti dall'art. 20 del Regolamento.

In ogni caso, lei ha sempre diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali), ai sensi dell'art. 77 del Regolamento, qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati sia contrario alla normativa in vigore.           

Le richieste vanno rivolte per iscritto ai recapiti del Titolare, scrivendo via email al seguente indirizzo: academy@virginactive.it oppure scrivendo all’indirizzo fisico del Titolare: Virgin Active Italia S.p.A., via Archimede n.2, Corsico (MI).

Il responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer o "DPO") è, in ogni caso, a disposizione per qualunque informazione inerente il trattamento dei suoi dati personali all’indirizzo e-mail: dpo@virginactive.it.

 

Privacy Policy Academy – U.V. 25.09.2019